書類整理・収納がスムーズになる基本ルール|家でも仕事でも使える書類整理方法

「書類整理しようと思ってもどう整理すればいいのかわからない」「書類整理してもすぐに散らかってしまう」など、書類が整理できず、探している書類が見つからない…といった経験はあるのでは?この記事では、書類整理が苦手な方のために、家でも職場でも使えるとっておきの書類整理テクと、書類整理に役立つ安くておすすめの便利グッズをご紹介します。

書類整理前のステップ

書類整理をするときどんなことに気をつけていますか?特に気をつけることも無くいきなり書類整理を始める方は多いのではないでしょうか。ても、何もルールを決めずにただ行ってしまうと、気づかない内にまたゴチャゴチャしてしまう状況になってしまいます。そんな状況に戻らないためにも、まず書類整理前にやるべきステップがあります。

書類整理する前に、どんな種類の書類があるか全部書き出す

今、どの書類をどれだけ持っているのか把握できていますか?書類整理する前に必ずしておきたいことが、書類を全部書き出すということです。どんな種類の書類があるのかを書き出すことで、どのように整理した方が良いか、一目で分かります。

まずは、頭の中も整理するためにも全部書き出して把握してみましょう。そして書き出した書類を整理するには、どうしたら良いかを考えてみましょう。

種類別にカテゴリでまとめ、収納カテゴリを決める

先ほど書き出した書類には、どんな種類の書類が存在していましたか?仕事の書類であれば、業務ごとや担当の会社、商品ごとなどの種類あります。

後で見返すときに、探しやすい種類別にカテゴリでまとめると分かりやすく整理することができます。その後、まとめたカテゴリ別に収納を決めていきます。この書類の行き場所はココと決めることで、必然的にまとまって整理できるようになります。

書類整理の基本ルール3つ

書類整理には、実は3つの基本ルールがあります。この基本ルールに沿って書類整理を行っていくと、日々、書類整理に追われることなく、また書類が無くなったりすることもなく、スッキリと仕事にとりかかれるようになりますよ。また仕事の書類だけではなく、自宅の書類整理にも利用できます。それでは、書類整理の基本ルールを3つ見ていきましょう。

1.書類整理とは、書類を分類し、必要な書類を保管し、期限切れの書類を捨てる事

まず書類を種類ごとに分類することから始めます。書類を分類せずにしておくと、どの書類がいつ必要なのか、また、早急に必要なものが無くなってしまうことになりかねません。

分類した後は、その書類の中で、必要な書類と、もうすでに期限切れとなった書類に分けていきます。そして期限切れとなった書類で保管する必要が無いものは、どんどん捨てる事。

今はデータで保管していることもありますし、書類の捨て時を見極めることも書類整理をする上で大切なことの1つです。そうして書類整理をすると、必要な書類のみが分類され、保管されている状態となります。

2.整理する書類のサイズによって、保管するファイルの選定・基本はA4サイズ。

書類のサイズは様々ありますが、ほとんどの書類はA4サイズです。整理する書類がA4サイズが多い場合には、保管するファイルはA4サイズを選定し、また、ハガキサイズの書類が多い場合には、それに合わせた保管ファイルを選定するようにしましょう。

A4の書類ばかりの中に、B5などの全く異なるサイズのファイルを入れてしまうと、見た目にもゴチャゴチャして見えてしまうので、書類サイズは異なっていても、基本はA4サイズにしておくと整理しやすくなります。

3.書類整理後の書類を保管する場所と収納グッズの確保

書類整理をした後、どこにどの書類を保管するかを決めましょう。自分の行動に合わせて動線を考え、保管場所を決めるのがコツです。保管場所が動線に合っていない場合は、無駄な動きが多くなり、書類整理をすることが億劫になってしまいます。

そのため、今後も継続して書類整理が行えるような保管場所にすることをオススメします。保管場所が決まったら、収納グッズの確保です。保管場所が引き出しか、キャビネット内か、デスク上なのか、書類を保管する場所によって、必要な収納グッズは変わってきます。まずは、保管場所を決めて、その場所に合わせた収納グッズの確保をしていきましょう。

家や仕事・オフィスで書類整理・収納がスムーズになる5つのポイント

書類整理をし収納場所を確保した後、その書類整理や収納場所を忘れないようにすることが必要となりますが、全て覚えておくことはできません。

また、どこに収納したか忘れてしまうと、そこに収納せず、出しっぱなしにしたりすることになってしまいます。そこで書類整理・収納がスムーズになる5つのポイントがあります。ぜひ、家や仕事・オフィスで活用してみましょう。

1.カテゴリ分けとした後の書類を進捗別分けで仕分けする

書類整理の基本はカテゴリ分けです。そのカテゴリ分けをした書類の中を、更に進捗別分けで仕分けをしていきましょう。

カテゴリ分けのままにしていると、その中で整理ができていないことになり、書類が溜まる原因となります。

カテゴリ分けした書類が進捗別で分けてあることで、よりわかりやすく且つ、進捗別にまとまってわかりやすい収納を作ることができます。たとえば、左側から進捗順に並べてみるなどを決めても分かりやすく仕分けすることができます。

2.ファイルに見出し・ラベルシールをつける

ファイルには見出しやラベルシールをつけることで、一目でどこに何が収納されているかが分かるようになります。見出しやラベルがあるのと無いのとでは、書類を探すスピードから違ってきます。

また、重要度で見出しの色を変えたりするのも分かりやすくてオススメです。家事や仕事を効率よく進めるためにも見出しやラベルシールをファイルにつけるようにしましょう。

3.書類は一か所にまとめるのが基本

様々な場所に書類を置いていませんか?書類の収納場所は一か所と決め、まとめて整理するようにすることが基本です。一か所に決めることで、他の場所に書類を置くことをしなくなるので、様々な場所に書類が散らばるということも無くなります。

いろんな場所に書類を置いていると書類が無くなってしまいがちですが、一か所にまとめていることで、無くなることがありません。また、その場所にしかまとめて置かなくて良いので、書類整理や収納もスムーズになりますね。

4.書類の種類ごとに保管期限を決める

書類の種類ごとに保管期限を決めることも書類整理をスムーズに行うポイントです。書類が溜まる原因の1つとして、捨て時が分からなくいつまでも保管していることがあります。たとえば、月次の書類は翌月末には捨てるなど、書類によって保管期限のサイクルを決めます。

そうすることで、不必要な書類が溜まるということを避けることができます。また、予め保管期限を収納場所の端にメモしておくのもおすすめです。

5.収納する場所のサイズとファイルのサイズの確認・決定

収納する場所のサイズは、その書類を整理するファイルのサイズと合っていることを必ず確認しましょう。なぜなら、きちんとサイズが合っていないと、合っていないことで収納するときに気になってしまったりとストレスに感じ、スムーズに行動できなくなってしまうからです。

収納する場所でストレスを抱えてしまと、そこに収納すること自体が億劫になってしまいます。必ず、収納する場所のサイズとファイルのサイズの双方を確認し、収納場所をどこにするか決定しましょう。

仕事・会社でファイルを使った書類整理方法4つ

特に仕事や会社関係の書類は、量が大変多いため、きちんと書類整理を行うことが大切です。また、書類整理をしっかり行っていることで、仕事のミスも防ぐことができますし、スムーズに業務に取り掛かることができます。

書類が溜まってしまって、必要な書類がわからなくなってしまう、なんてことにならないためにも、書類整理を行っていきたいですね。そこで仕事・会社でも役立つファイルを使った書類整理方法を4つご紹介いたします。

1.取引先別にファイルを作る

書類整理の基本ポイントはカテゴリ分けです。仕事では、取引先別にカテゴリ分けを行い、それぞれにファイルを作ると良いでしょう。取引先別に必要な書類が分けられていますから、書類整理がしやすく、また必要な際にすぐに取り出すことが可能です。

また、ファイル内を現在の進捗順に並べておくことで、よりスムーズに仕事を行うことができるようになりますよ。

2.あいうえお順や型番順などに収納

カルテなどの顧客情報が記載されている書類や、商品や取り扱っている物の種類が多い仕事の書類整理は、あいうえお順や型番順などに収納することで、書類が探しやすくなります。

たとえば、病院のカルテなどはあいうえお順で保管されわかりやすく収納され、すぐに探すことができるようになっています。あいうえお順や型番順での収納は、同じ種類の書類を整理する際に有効な収納方法です。

3.紙でなくても良いなら、デジタルデータで保管する

紙で保存する必要がなければ、デジタルデータで保管することをおすすめします。仕事に使用する書類は膨大な枚数となりますので、収納スペースも大きく確保しなくてはいけません。デジタルデータで保管しても問題が無い書類は、デジタル化することも書類整理の方法の一つです。

4.クリアファイルの色分けで緊急・急ぎなどを分類する

パッと見た目で緊急の書類や、急ぎの書類などを見分けられるように分類するために、色のついたクリアファイルで整理することも、仕事で役立つ書類整理の方法です。

ただし注意が必要なのは、色を何種類も利用してしまうことです。様々な色のクリアファイルがあると、どれが緊急性の高いものだったかが覚えられなくなってしまいます。2、3色までに決めて分類する方が良いでしょう。

書類整理・収納で便利な100均グッズ

書類整理や収納をする際に、便利なグッズの活用方法をSNSなどでも良く拝見します。また最近は100円ショップでも、書類整理や収納に便利なグッズがたくさん出てきています。それらを上手く活用し、書類整理や収納に役立てる便利な100均グッズを見てみましょう。

1.クリアファイル

100均でも様々な種類があるのがクリアファイルです。サイズはもちろん、書類整理ができるクリアファイルの枚数も、数種類から選ぶことができます。カテゴリに合わせて枚数を選びましょう。またクリアファイルを同じカラーで揃えると統一感があります。見た目にもすっきりして見えますので、書類整理・収納に便利です。

2.バインダー

確認したい書類を直ぐに見たいときに便利なのがバインダーです。壁に掛けたり、棚に立てかけておくことができます。ただ紙の状態にして置いておくよりも、バインダーへ挟んでおくことで、書類が無くなることも防げます。また、すぐに見返す必要のある書類をバインダーへ挟み、注意を引くようにしておくことにも使用できます。100均にはサイズはもちろん、様々なカラーもありますので、お気に入りのものが見つかるはずです。

3.書類ケース

同じ種類やカラーで揃えておきたいのが書類ケース。しかし、意外と数が必要だったりすると高くなってしまうのが難点です。そこでオススメしたいのが100均の書類ケースです。素材も様々ですし、同じA4が入る書類ケースでも幅のサイズが異なるものもありますので、ぜひ100均で探してみると良いでしょう。

4.付箋

100均の付箋は大変充実しているのはご存知でしょうか。大きいサイズから小さいサイズまで多種多様にあります。色も柄もたくさんありますので、書類の見出しに使用したり、書類整理のときに書き出すことにも利用できますね。書類整理の際に使用できる付箋は100均で揃えましょう。

5.ラベルシール

どこに何があるか一目で分かるようにするための必需品がラベルシールです。100均のラベルシールは、デザイン性も高く、人気のグッズの1つです。書類のファイルや収納ボックス自体にラベルシールをつける方法もありますし、書類の見出しをラベルシールを利用することもできます。お気に入りのラベルシールを探してみましょう。

書類整理・収納で便利な無印良品グッズ

書類整理・収納で便利な大人気グッズといえば、無印良品です。シンプルで無駄の無いデザインがよりすっきりとした印象を与えます。同じものを揃えてすっきりとした収納にしたい場合は、無印良品で探してみましょう。

1.ファイルボックス

無印良品のファイルボックスは収納グッズの中でダントツで人気が高いグッズです。書類整理はもちろんのこと、台所収納やリビング収納など、様々な用途で利用可能です。ポリプロピレンで出来ているため、耐久性も高く汚れにくいことも人気の理由です。サイズも多様にありますので、収納するものに合わせて選ぶことができます。

2.持ち手付きファイルボックス

先ほどのファイルボックスと同様に人気が高いのが、持ち手付きファイルボックスです。こちらは上部に持ち手がついていますので、必要な書類だけをボックスから抜き取ることなく、収納ボックスごと持ち運びがスムーズに行えるようになっています。

ファイルボックスごと移動できるので、会議の際にも利用できますし、また、自宅でも必要書類ごとにまとめて収納しておけば、書類の出し入れと収納が大変スムーズに行うことができます。ファイルボックスごとそのまま移動できるという手軽さから人気となっております。

3.ファイルフォルダー

ファイルフォルダーは、1、2、で紹介したファイルボックスに使用することができ、また、簡単に書類整理ができることから人気のグッズです。

ファイルフォルダーは1つずつ見出しがついておりますので、大量の書類をファイリングする際に分かりやすく、また出しやすく整理することができる優れものです。一発で書類を見つけたい場合にオススメのグッズです。

書類整理のルールを決めて、上手に書類の断捨離をしよう

いかがでしたか?書類整理をすることで、頭も心もスッキリすることができます。現状が一見使い勝手が良く整っているようでも、改めて書類整理の方法を見直して、ルールを決めてみましょう。そうすることで、今まで気づかなかった収納方法を実践したことによって、より使い勝手が良くなるかもしれません。上手に書類の断捨離をして、書類をためずに整理できるようにしたいですね。

 

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