プレゼンが上手くなるコツ|資料、構成、話し方で変わる全ポイント

コツがわからないし、プレゼンは全力で避けたい…そう思っている方は非常に多いですが、プレゼンは仕事をする人は通らなければならないもの。しかし、コツさえつかんで慣れていけば、プレゼンの達人になれるのです。この記事では、プレゼンのコツを資料と話し方に分けて詳しくご紹介します。更に、プレゼンを作る際に役立つお勧めの本もご紹介しています。ぜひ、苦手なプレゼンを克服しましょう!

プレゼンが上手くなりたい……!

社会人なら色々な局面で巡ってくる「プレゼン」。緊張するし、うまく資料が作れなかったりと難しいですよね。

「話し方がわからない」「準備の時間がない」「そもそも人前に出るのが苦手」「緊張してしまう」……と、プレゼンに苦手意識を持っている方もかなり多いようです。

そこで、ここではプレゼンが上手くできずに困っている方に向けて、成功するためのコツをまとめてみました。

プレゼンのコツはプレゼン資料、構成、話し方ごとにある

プレゼンは、その内容からいくつかの要素に分けることができます。

主に準備段階である「資料」とその「構成」、そして発表本番に気をつけたい「話し方」です。

それぞれに別々に対策を立てることで、プレゼンの完成度を上げていくことができます。それでは、以下でコツをお伝えします。

プレゼンが上手くなるコツ(資料編)

そもそも良いプレゼンとは、どういったものでしょう?

それは、シンプルでわかりやすく、相手に「なるほど!」と明確に伝わるものです。基本的にメッセージが明確であること、資料が見やすくシンプルであることが重要です。

そのための資料の作り方を、以下でご説明します。

1.アイディアを先に出し切る

まず、プレゼンに入れ込みたい内容やアイディアを片っ端からアウトプットして書き出していきます。この時点では構成のことは考えず、箇条書きやメモ書きで大丈夫です。後から「あ、アレを入れ忘れた!」ということのないように、思いつく限りを挙げていきます。

2.伝えるべき情報を取捨選択する

一通りアイディアを挙げていったら、その中から、本筋から逸れているもの、まとまりがなくなってしまいそうなものを除外していきます。

この時点で、全体のボリューム感が見えてくると思います。

プレゼンが上手くなるコツ(構成編)

アウトプットしたアイディアを整理整頓したら、今度はその構成を考えていきます。

伝えたいことが沢山あるからと、だらだらと箇条書きで書き続けてはいけません。一番効果的で、わかりやすく伝えるポイントを押さえましょう。

1.プレゼンの型・テンプレートの流れを利用する

慣れないうちは、自分で一からつくるのではなく、色々なサイトに存在するプレゼンのためのテンプレートを使用しましょう。PowerPointのテンプレートも、沢山ありますので調べて見てください。

2.情報過多を避け、シンプルにする

人は、いっぺんに大量の視覚情報が入ってくると「理解できない」と咄嗟に脳が拒否反応を起こしてしまいます。

情報過多になるのは避けて、できるだけシンプルな資料作りを心がけてください。

3.1つのスライドで伝えることは基本1つだけ

基本的に伝えたい局面では、1つのスライドで伝えることは1つ、と考えてください。ごちゃごちゃと箇条書きにするのはNGです。

4.資料の色使いは基本3色

ひとつのページに何色も入っていると、ぱっと見で大事なところがわからず、伝わりにくい画面になってしまいます。

フォントやグラフの色などは、ベースカラー、サブカラー、アクセントカラー「75:25:5」の割合が効果的だと言われています。使い分けてみてください。3色で多い場合は、2色から始めても良いです。

5.フォントは18pt以上

プレゼンでは、フォントの可読性や視認性も大事なポイントです。ものによっては、大変読みにくいフォントもあるので、注意しましょう。

おすすめは「メイリオ」フォントです。ポイントは18pt以上をおすすめします。メイリオは可読性重視で作られたwindows標準フォントで、MSゴシックなどよりとても読みやすく、便利です。

6.順番の並べ替え、違う言い方や単語などを最適化する

だいたいプレゼン資料の構成が整っていったら、同じ言い回しや単語などが頻出していないか、チェックしていきます。

例えば「○○と言われており、××と言われてる〜〜」といったように、人は同じ言い回しが続くとそれが気になってしまう傾向があります。「○○と言われており、××とも呼ばれている〜〜」などと、修正していきましょう。

プレゼン資料の構成の型、テンプレート例

プレゼン資料を作るのには、ほぼ鉄板と言っていい構成が存在します。

一般的に人が物事を理解するのに大事なポイントとして、「ドラマ」や「関係性」があります。だらだらと情報が並列に並んでいくと理解が薄いですが「AがBになってCになる」といったような、それぞれの関係を提示されることで、より理解が進むのです。つまり、プレゼンの場合、

1「現状分析・課題」→2「原因解明」→3「解決案」→4「解決後のイメージ」

という流れを構成の中に入れ込むことで、相手の理解はぐっと上がるということです。

アウトプットで挙げたアイディアが、この型のどこに入るのか、当てはめていきます。視覚的にまとまっていく中で、新しいアイディアも出てくるでしょう。それもまた、精査しながら入れ込んでいきます。

1.相手が解決したい問題

まずは、1「現状分析・課題」をしましょう。このプレゼンで解決しなくてはならないテーマそのものです。

「店舗の客足が落ちている」「ここ数ヶ月、業績が上がっていない」など、プレゼンで解決したい問題提起を行います。

2.問題の原因

次に、2「原因解明」をしましょう。1で提示した問題について、その考え得る原因を挙げていきます。

例えば、「店舗の客足が落ちている」という問題でしたら、お客さんにアンケートを取るなどして、現状分析しつつ原因を探っていきます。

その結果、「近隣に同様の店舗ができて、客を取られている」、「立地や場所が、駅から遠くアクセスが不便である」、「告知不足で、店の存在を周知されていない」、「そもそも店舗が客の満足するサービスを提供できていないのではないか」……などの原因が浮かんできます。

3.問題や原因解決方法及び提案

そして、3「解決案」を提案します。もちろん、2で挙げた原因によって解決案は異なっていきます。

「近隣に同様の店舗がある」→価格設定とサービスの見直し。

「店舗のアクセスが悪い」→駐車場、駐輪場の確保、もしくは移転。

「告知不足」→看板設置、DM、インターネットでの広告など。

「サービスが提供できていない」→社員教育や業務内容の研究、経験者の追加など。

といった感じです。ここで大事なのは、解決法を「社員が頑張ることにする」といったような、単純な精神論や根性論に結論づけないことです。プレゼンで大事なのは、徹底した客観性と論理性です。精神論では受け手は納得できませんし、問題は決して解決しません。

「社員が頑張れていない」なら、その理由はどうしてなのか。給与が見合っていないのか、研修が不十分なのか、休暇が取れず疲れているのでは、といった、あくまで現状の客観的な視点があって、はじめて問題提起と解決が行われ、プレゼンが成功すると言っていいでしょう。

4.提案例を採用した際の問題解決後のイメージ

そして、4「解決後のイメージ」です。

3の解決案を採用することで、どの程度の改善が見込まれるのかのイメージを提案しましょう。これは「プレゼンによって実現したいテーマ」そのものを書きましょう、全体のまとめになる部分です。

プレゼンが上手いと思われるコツ(話し方編)

さて、資料が完成したら、いよいよプレゼン本番です。ここが苦手、という方も多いのではないでしょうか。

ここでは、人前に立って話をするのが苦手な方でも、これさえ押さえればしっかりプレゼンできる、というポイントを幾つかお伝えします。試してみてください。

1.ゆらゆらと揺れずにしっかりと立って話をする

まずは基本です。プレゼンで大事なところは「相手に不快感や不安を抱かせない」「話が聞きやすい」の二点に集約されると言っても良いでしょう。

しっかりと立って、落ち着いて話しをする、それだけで相手からは好印象を抱かれます。

2.一人だけに向かって話すのではなく、視線を定期的に移動する

一カ所だけを見て話をしていると、その視線の外にいる人は「自分には関係ない話だ」と話を聞くのをやめてしまいます。

定期的に話を聞いている人の顔を見渡して、「全員に向かって大事な話である」、ということを伝えてください。

3.単調に話すのではなく、ポイントごとに強調や抑揚をつける

一定のリズムで平坦に話を続けていると、聞いている側は退屈になってきて、内容が頭に残らなくなってしまいます。

作った資料のアクセントになっている部分にあわせて、少し口調を強めたり、「○○さんはどう思われますか?」などの疑問を挟むなど、伝え方を変えてみてください。

社内プレゼンでも使える、プレゼンが上手いと思われる7つのコツ(発表編)

ここでは、プレゼンの際に使える、ちょっとした言い回しやトークの技をお伝えします。プレゼンの時に使ってみて、相手に「できる!」と思わせてください。

1.最初に「ポイントが3つあります」などを伝える

最初に、これから話す内容の予告をするのは大変効果的です。

プレゼン資料を見てわかることは、まず最初に伝えてしまいましょう。それによって、話を理解する切っ掛けができ、相手の脳の負担を減らすことができます。結果、聞き手がリラックスし、安心して話に入り込むことができるようになります。

2.数字が多い場合はグラフを使用する

1割、20%、4ヶ月、3年……と、プレゼン資料には様々な数字が頻出します。これをぱっと見ただけでイメージできる人はあまりいません。

その数字を何と対比させているのか、どこがポイントなのかなど、色分けしてグラフを使用し、視認性の良いものにしましょう。とにかく、一見して「わかりづらい」となると、もう聞き手は話を聞いてくれない、ぐらいの気持ちでいましょう。

3.なるべくプレゼン資料は読まない

プレゼン資料は頭に叩き込んでおき、できるだけ見なくても大丈夫なようにしておきましょう。視線は資料ではなく、聞き手の顔に向けます。

聞き手は資料を読みに来ているのではなく、あなたがどんな話をするのか興味を持っています。プレゼンする当人が、その視線を逸らしてしまっては、聞き手は興味を失ってしまうでしょう。

4.聞き手に対して「どうでしょうか?」などの投げかけを適度にする

一方的に話をしているだけだと、聞き手は油断して集中力を切らしてしまいます。

そこで、「○○さんはこの件についてどう思われました?」「××さんは、ご存じでしたか?」など、投げかけの質問を挟むと、聞き手は「自分に関係のある話題だ」と認識し、それに答えるために真面目に話を聞いてくれるようになります。

5.笑い話や面白話を入れて、単調なプレゼンを飽きさせない工夫をする

一般的に「事実」や「データ」を並べるだけでプレゼンを進めることもできますが、もっと聞き手に興味を持ってもらう、場を盛り上げるなら「体験談」や「笑い話」などを話してみると良いでしょう。

例「資料のAの事例をご覧ください。まあこれは成功した一つの例ですが……実は私が以前担当したときは、大変なことがありまして……」

6.時間があれば、聴衆に何か簡単な体験してもらう時間を取る

プレゼンでとても効果的なのが「体験型」のものです。

買い物などで、「その気はなかったのに、試したら欲しくなって買ってしまった」という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。資料を見たり、話を聞いたりするよりも、体験することは強烈にその人の記憶に残るのです。そこでポジティブな印象を残せれば、圧倒的に成功したプレゼンになるでしょう。

例「資料はこのくらいにして、実際に体験していただきましょう。今度投入する新しい製品の○○を使って……」

7.異なる意見もある場合は「いろいろな意見がありますが…」と断りを入れる

人が大勢いれば、様々な意見があります。

特に意見が割れそうな場合など、「色々な意見がありますが……」、「もちろん一つの意見としてですが……」、「賛否両論なのですが……」など、前もって挟むと良いでしょう。

日本の場合、その場で表だって反対はしないものの、後から実は賛成していなかったと分かるなど、商談結果には大きく響いてくることがあります。

プレゼンのコツを掴むために読むべきおすすめ本

プレゼンのコツやポイントなど、幾つかお伝えしました。

さらに、プレゼンの技術を磨きたい、様々なステージで活躍したい、という方は、世界で活躍するトッププレイヤーの本を読んでみるのをおすすめします。

スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン(カーマイン・ガロ)

今では伝説になっているappleの設立者こと、スティーブ・ジョブズのプレゼンについての本です。毎回決まってセーターとジーンズ姿で現れて、apple製品を紹介する彼のプレゼンを覚えている方も多いでしょう。

彼が自社の製品やストーリーをどのように伝えたか、そのプレゼンターとしての驚異的なテクニックを、具体例を示しながら余すところなくまとめてあります。

孫正義 奇跡のプレゼン(三木雄信)

ソフトバンクの社長である孫正義は、世界の名だたる企業とまるで奇跡のような業務提携を繰り返してきました。彼がどのような戦略を採り、プレゼンを行ったのか、この本の中でたっぷりと語られています。

効果的なプレゼンを行いたい、と思う方には、すぐにでも使えるようなヒントが満載です。

TED 驚異のプレゼン(カーマイン・ガロ)

スティーブ・ジョブズのプレゼン本を書いた、カーマイン・ガロ氏のTEDの本です。

TEDとは、アメリカのニューヨーク州にあるLLCで、毎年さまざまなプレゼンターを招いて、「TED Conference」(テド・カンファレンス)を主催しています。インターネット上に数々の動画がありますが、いずれも質が高く、エキサイティングなプレゼンテーションが話題となっています。

色々な技術が書かれている一方、「人に言葉伝えることとは」という基本を大事にした、とてもわかりやすい本です。参考になると評判です。

伝える力(池上彰)

テレビでもおなじみの池上彰氏の著書です。

ここ書かれているのは「話す」「聞く」「書く」といった日常的な作業を磨いていき、自身の能力や業績をアップさせることに結びつける、というもの。フリーのジャーナリストという立場の、プロならではの、「伝える」ことの極意が書かれています。

相手を惹きつける、ビジネス文書を書く、文章力をアップさせる、など、明日からビジネスシーンでも使える技術が満載です。

スライドを極めればプレゼンは100%成功する!(河合 浩之)

こちらは、主にプレゼンの資料作成に重点を置いた、「スライド作成」についての本になります。プレゼンターの会話スキルに左右されることなく、誰でも成功する「スライド」を作ることができる、という内容です。

スライドの「タイプ」ごとに、「構成」を補助し、具体的にPowerPointでどうやって作成するのか、というところまでフォローしてあります。

この記事でご紹介したほかにもビジネス書を読むことでプレゼンのネタを作ることができ、おすすめです。以下の記事ではプレゼンで挟むネタ作りに役立つ、お勧めのビジネス書をご紹介しています。

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「ビジネス書がありすぎてどんな本を読んでいいかわからない」 「ビジネス書って何から読んだらいいんだろう?」 「有名なビジネス書は読みつくしてきたけど他に良い本はな…

2017.09.27

プレゼンのコツは資料、構成、話し方ごとにおさえていこう

以上、プレゼンのコツやポイントをお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか?

プレゼンの大事なポイントは「資料」「構成」「話し方」です。プレゼンの構成を掘り下げていく中で、自分が何が苦手だったか、どこを重点的にフォローすれば良いか、わかってきたのではないでしょうか。

それぞれを見直しつつ、ぜひ次回のプレゼンで成功をおさめてください!

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