効率的な仕事の進め方とコツが分かる「仕事の進め方10か条」|現状打破する改善方法も

あなたは効率の良い仕事の進め方を知っていますか?社会人となってからの時間と仕事の進め方を知る時間は、必ずしも比例するとは言えません。この記事では、効率の良い仕事の進め方と、新入社員の教育法をお伝えしていきます。更なるスキルアップを目指して、仕事の進め方を改めて勉強してみてはいかがでしょうか?

仕事の進め方がわからない人が意外と多い

もし何も知らず入ってきた新入社員がいれば、あなたは仕事の進め方を教え、完璧に育て上げることが出来ると言えるでしょうか?

自分の受け持つ仕事の進め方を完璧に覚えていないなんて問題じゃないか?という言葉が聞こえてきそうですが、自分の受け持つ仕事についてでさえ、仕事の進め方がわからない人が意外と多いのです。ですがそれは悪いことではありません。

なぜなら何の努力もせず、無意識レベルで効率の良い仕事の進め方を知っている一握りの人たちは、むしろ希少価値の高い才能ある人たちだと思うべきだからです。人間は分からないものを知ることで成長していくものなので最初から知っていることが才能なのです。

もちろんそんな仕事のスペシャリストもいますが、意外と多い、仕事の進め方を分からない人は仕事の進め方を勉強していくことが大事なのです。

効率的な仕事の進め方とコツが分かる「仕事の進め方10か条」

1.仕事内容を全て書き出す

まず今、請け負っている仕事の内容を書き出してみましょう。大小は特に意識せず、打ち合わせ段階のものも全てです。

仕事の進め方が分からない人たちは、自分が何をすべきなのか分かっていないことが多いのです。そのため、目に見える形で表すために、携帯ではなく極力紙に書き出しましょう。

2を実践するために、できれば付箋に書くことができると尚良です。

2.重要かつ緊急、重要でないが緊急、緊急でないが重要、重要かつ緊急でないに分ける

ここから仕事の内容の大小、緊急度によって優先順位をざっくりつけていきます。例えば色分けして分かりやすくするという方法もあります。

  • 重要かつ緊急・・・赤
  • 重要ではないが緊急・・・黄色
  • 緊急ではないが重要・・・橙色
  • 重要かつ緊急ではない・・・青色

この色分けしたものを表に分けると下記のようになります。請け負っている仕事が1つや2つの場合は表分けする必要はありませんが、多い場合は混乱を招かないためにも、目で見て分かる形にしておくことが必要です。

重要度☆☆ 重要度☆
緊急度☆☆ 赤色 黄色
緊急度☆ 橙色 青色

付箋に仕事内容を書いておけば、順位の入れ替えが容易です。

3.仕事内容を作業レベルに分解し、優先順位を付ける

例えば仕事内容がこのようにあるとします。

  • 13時から会議に出席
  • 午前中までに書類提出
  • 10時に社長室へ
  • 帰宅前に部長に予定を聞く

ざっくりと色分けし、優先順位をつけると以下のような順番に入れ替わり、さらに作業レベルに分解していきます。

  • 10時に社長室へ→赤・・・社長室に行く
  • 午前中までに書類提出→橙(黄)・・・書類作成の資料取得、書類作成、印刷、提出
  • 13時から会議に出席→黄(橙)・・・書類作成、会議出席
  • 帰宅前に部長に予定を聞く→青・・・予定チェック、予定を聞く

そういった手順を踏むことで、1つずつ仕事をこなしていくより同時に4つの仕事をこなすことができるので、効率の良い仕事の進め方となります。また1日の効率の良いスケジューリングが作成できます。

      1日の効率の良いスケジューリング
10:00 社長室へ伺う
10:30~ 書類作成の資料取得
11:00~ 書類作成
11:30~ 印刷している間に会議の書類作成、印刷チェックし提出
12:00~ 会議の書類まとめて昼食
13:00~ 会議出席
13:30~ 午後業務、自身の予定チェック
19:00 帰宅前に部長室へ伺う

4.仕事の提出日などに合わせて、スケジュールを入れる

3では1日のスケジュールを作成しましたが、仕事の提出日に合わせて1週間~数ヶ月単位でスケジュールを作成すると、新しい仕事を入れる際、効率よく日程を決めることが可能です。

5.各仕事の進捗状況を管理し、必要に応じて作業時間の調整を行う

ある程度仕事が進んでくると、仕事の進め方より仕事内容の充実さが求められてくるため、どの仕事にどれくらいの調整作業が必要なのか計算して時間をつくる必要があります。

ただし仕事のスケジューリングを組んで作業しているため、調整はそこまで難しいものではないでしょう。

6.提出物や依頼された仕事は、依頼された日時よりも早く提出する

これは仕事の進め方ポイントというよりは常識問題になってきますが、納期はあくまでも最低ラインであると考えましょう。最低でもこの日には欲しいという1つの目安として設定してあるだけで、完成次第、はやめに提出することが大切です。

仕事の進め方にもよりますが、基本的には無理のない日時を指定して依頼されるので納期に間に合わないようなことは絶対に避けましょう。

7.すきま時間に何をするかを前もってピックアップしておく

1つの仕事が完成し次の依頼が来るまでの間に、ぼーっとしていたら時間が勿体無いだけではなく脳の回転効率が下がってしまいます。休憩時間をきちんと設ける代わりに、すきま時間は必ず何かをするようにしましょう。

ですが、すきま時間を迎えてから何をするか考えるのは非常に効率が悪く、無駄に時間を使ってしまいます。そのすきま時間に何をするか前もってピックアップしておき、メモしておくと良いでしょう。

8.メールチェック、メール返信など決まった時間にまとめて行う

連絡を頻繁に行う仕事であれば当てはまらないのですが、メールチェックは決まった時間に行うようにしましょう。時間を決めておけばメールが届いても気にすることなく、集中することができます。基本的に、出社時や昼食前に設定することが多いです。

9.集中する仕事と比較的リラックスできる仕事を上手く交互に行う

緊急度が高い仕事が多くたまっているときでなければ、集中する仕事と比較的リラックスしてできる仕事を交互に設定すると良いでしょう。

午前中に集中する仕事を、午後にリラックスできる仕事をと分ける人も多いですが、昼食時だけなど決まった休憩時間しかない場合は、午後まで集中できない可能性が高くなります。

仕事の進め方としては、無理のないスケジューリングと全ての仕事を完成度高くこなすことが上手な進め方なので、少しずつ脳を休める交互作戦で仕事をこなしていきましょう。

10.作業予定時間と実際かかった作業時間を把握し、今後に生かす

これは自身の得意分野を決定することにも繋がるのですが、作業を開始する前に終了予定時間を決めましょう。予定なので実際にその時間を守れなかったからといって、ペナルティを受けることはありません。

予定時間を決めることで大体の時間の目標を立てられるので、だらだらと仕事をこなすことがなくなります。

また実際かかった作業時間を把握することで、自分にとって何が得意で何が不得意かが分かります。効率よい仕事の進め方として、不得意なことに時間を多めに取ることができるようになるのです。

現状打破する仕事の進め方の基本的な改善方法はPDCA

あなたは簡単な仕事の進め方、PDCAという言葉を聞いたことがあるでしょうか?PDCAとはPLAN、DO、CHECK、ACTIONの4ステップのことを指します。基本的にこの4ステップを繰り返すことで、仕事を進めていきます。

  • PLAN・・・計画する
  • DO・・・実行する
  • CHECK・・・検証する
  • ACTION・・・調整する

企画し(PLAN)、実際に企画したものを行い(DO)、それによってどんな効果があったのか確認し(CHECK)、無駄があったものの改善をして(ACTION)、次に繋げていきます。

仕事の進め方を決める優先順位は、「重要」「緊急」の要素で分類する

先ほど「重要度」「緊急度」に色分けをしましたが、この2つで分類する理由は仕事をこなすうえで重要な2点だと考えられるからです。また、2つの要素を使うことで分かりやすく優先順位をつけられます。

あくまでも効率の良い仕事の進め方は、仕事のこなしかたであって優先順位を決めることではありません。時間を消費する場所を見失わないようにしましょう。

新入社員に教えるべき仕事の進め方3つ

1.仕事内容や連絡など、5W3Hの要素を用いる

いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、何のために(Why)、どのように(How)、いくつ(How Many)、いくら(How much)を把握させましょう。新入社員の多くは5W3Hができていないことが多いです。

最初は定着させるために思い出させる癖をつけていき、その後無意識に行動が取れるようにすることを目標にします。特に仕事上では「いくら(How much)」を重点的に教えましょう。

2.報告・連絡・相談のサイクルで仕事を回す

有名な言葉「ほうれんそう」。報告、連絡、相談というサイクルで上司とコミュニケーションを取り、しっかりと指示を仰ぎましょう。1人で判断することで、その後の仕事に大きく影響が出る可能性があります。

個人ではなく組織で仕事をこなす以上、単独判断は危険だという事を教えておきましょう。

3.取り組んでいる仕事内容の重要性と緊急性を伝え、仕事内容を把握してもらう

仕事内容を把握させるだけでは、優先順位をつけられないのが新入社員です。大切なのは仕事の重要性や緊急性を伝えること。仕事内容の重要性と緊急性をきちんと伝えることで、自分が今何をするべきなのかを考えさせることが大切です。

仕事の進め方に関するおすすめ本

最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術

「才能に頼らない」「意思の力に頼らない」「記憶力に頼らない」の3点で効率の良い仕事の進め方を教えてくれている本です。具体的に何をすればよいのか分からない人におすすめです。

鬼速PDCA

著者はPDCAを「前進を続けるためのフレームワーク」として、それを鬼速(とても速く)で回転させることで、会社組織だけでなく個人にも利益をもたらすものだと解説しています。

仕事の9割は「段取り」で決まる!

こちらの本は仕事の「段取り」に焦点を当てて解説しています。あなたも1度は、段取りを上手く進めて軌道にのせた後は楽だという経験をしたことがありますよね?

この本は仕事の生産性を高めるための、段取りのつけ方に関するノウハウが多数紹介されており、「素早く仕事を片づけたい」「仕事が周りより遅いかも」という人には非常におすすめです。

また、仕事の進め方に関しては、仕事の進め方に限らず多くのビジネス書を読むことで全般的な知識・教養が付き、結果的に仕事が進めやすくなります。

以下の記事では、仕事の進め方に関する書籍はもちろん、古典といわれる仕事の進め方がうまい、できるビジネスマン必見のビジネス書も多数紹介していますので、参考にしてください。

2018年に絶対読むべき20代・30代必読のおすすめビジネス書48選

「ビジネス書がありすぎてどんな本を読んでいいかわからない」 「ビジネス書って何から読んだらいいんだろう?」 「有名なビジネ…

仕事の進め方が悪い上司なら転職した方が自分のためになることも

実はここまで自身で勉強し、仕事の進め方をより良い方向にむけても環境のせいで変われないことがあります。その場合同じ場所でどれだけ粘っても、そのまま変われず自信喪失してしまうことになります。

仕事の進め方が悪い原因が上司にある場合は、会社を変えたり転職することをおすすめします。ただ1人で転職するのは困難なことも多いはず。そのため転職するなら「転職エージェント」を頼る事をおすすめします。

転職エージェントは相談、求人について、面接対策や履歴書の添削など、転職に関わることで不明な点をサポートしてくれるサービスです。初めての転職を失敗させないためにも、転職エージェントを使って効率よく転職しましょう。

また、転職エージェントを利用することで簡単に就職することができます。

転職エージェントは完全無料で利用することができ、転職や就職に関わるほとんどの面倒な作業を代行してくれ、転職のプロであるコンサルタントからアドバイスをいただくことができるため、転職初心者の方は使わない手はないです。

より詳しく転職エージェントについて知りたい方は下記記事にて転職エージェントに関する全ての情報をお伝えしております。

気になる方はチェックしてみてください。

転職エージェントとは|全てを理解し正しく使うための全情報

「転職エージェントって何?」 「転職エージェントの仕組みが知りたい」 「転職エージェントってどうやって選べば良いの?」 …

おすすめの転職エージェント

転職エージェントによってはキャリアコンサルタントの対応が雑だったり、求人数に差があったりします。

そのため、本当におすすめの転職エージェントを利用しないとあなたの貴重な時間が割かれてしまう可能性があります。

当サイトでは下記記事にて1000人以上の転職エージェント利用者の体験談を基に本当におすすめの転職エージェントを紹介しています。

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複数登録することで、それぞれの転職エージェントの弱みを補いあうことができるので、転職エージェントを利用する際は複数登録することをおすすめ致します。

詳しくは下記記事にて解説しておりますので、ぜひご参考ください。

複数の転職エージェントを掛け持ちで利用すべき?理由付きで徹底解説

「転職エージェントを複数利用したほうが良い」 このような意見をよく聞くことがあります。 結論から言いますとこの知識…

リクルートエージェント

「リクルートエージェント」は、業績や求人数など他の転職エージェントと比較して圧倒的な実績を誇る転職エージェントです。

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また「パソナキャリア」もキャリアコンサルタントの質が高いと業界で有名な転職エージェントです。

業績は業界で第4位、求人数はリクルートエージェントやDODAに比べると少ないのですが、求人の質も良く、何と言ってもキャリアコンサルタントの質は業界でもずば抜けて高く、とにかく登録者の気持ちを優先して対応してくれますし、転職初心者にも優しくキメの細かいサポートが特徴です。

仕事の進め方次第で、もっと効率的な仕事ができるようになる

ここまで様々な方法を見てきて、自分は仕事ができない人間なんだと気を落とす必要はありません。少なくともこの記事にたどり着いたあなたは、仕事の進め方を探していたからですよね?効率の良い仕事の進め方を探すことは、成長のためなのです。

自分のできる範囲で、仕事の進め方に注目して改善していく。あなたはこれがPDCAに則っていることにお気づきでしょうか?

既に「PDCA法」を1つマスターしているあなたなら、これからもっと効率的な仕事ができるようになります。後は自信を持って頑張りましょう!

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